Wat staat er op een aanrekening?

Een aanrekening toont alleen wat je kan aanrekenen: per artikel het verbruik over alle tellijsten heen, de duurzame artikelen die ontbreken, en de controles die afwijken. Wat niet klopt of niet aan te rekenen is, staat apart onder Nakijken, zodat het je factuur niet vervuilt maar je het ook niet mist.

Korte samenvatting

Aan te rekenen toont per artikel één cijfer, opgeteld over alle tellijsten en locaties, in de basisverpakking. Verbruiksartikelen staan onder Verbruik, duurzame artikelen onder Ontbrekend.

Een artikel dat op de ene locatie daalt en op een andere even hard stijgt, staat niet op de lijst: samen is er niets verbruikt.

Wat negatief uitkomt of niet berekend kon worden, staat onder Nakijken, niet bij wat je aanrekent.

Onder Controles staan de Vaststellingen: de controles die afwijken, zoals “EHBO-koffer niet verzegeld”. Die kan je aanrekenen.

De cijfers liggen vast in een versie. Wat er na het maken nog verandert, verandert een bestaande versie niet (zie Versies en intrekken).

1. Bovenaan de aanrekening

Bovenaan staat de status (bv. Actief of Nieuwe gegevens sinds v{n} of Ingetrokken), de referentie, en daaronder de zaal, het aantal tellijsten en de dag van de telling, bv. “Feestzaal De Kroon · 3 tellijsten · geteld op 27/09/2026”.

Rechts staan de acties:

Exporteren: de getoonde versie als Excel-bestand downloaden (zie Exporteren naar Excel).
Nieuwe versie maken: alleen beschikbaar als de cijfers veranderd zijn sinds de laatste versie (zie Versies en intrekken).
Onder ⋯ (Meer acties): Intrekken.

Daaronder kies je welke versie je bekijkt, bv. “Versie 2 van 2 · gemaakt op 14/10/2026 10:32 door Sofie Claes”. Standaard zie je de laatste versie.

De referentie aanpassen

Klik op het potlood naast de referentie, pas ze aan en klik op Opslaan. De referentie hoort niet bij de vastgelegde cijfers: een tikfout verbeteren maakt geen nieuwe versie, en een export toont altijd de huidige referentie.

2. Aan te rekenen

Dit is de lijst voor je factuur: per artikel hoeveel je kan aanrekenen, opgeteld over alle tellijsten en locaties van de aanrekening, in de basisverpakking van het artikel (zie Verpakkingen). Twee bakken en drie flessen Pils 25cl worden dus 51 fles.

Per artikel zie je de naam en code, het Aantal en de Eenheid. De lijst is opgesplitst in twee blokken:

Verbruik: de verbruiksartikelen. Wat er verbruikt werd sinds de vorige goedgekeurde telling.
Ontbrekend: de duurzame artikelen waarvan er minder staat dan bij de vorige telling, zoals glazen of borden.

Een blok zonder artikelen wordt niet getoond. Is er helemaal niets aan te rekenen, dan zie je Niets aan te rekenen.

Waar komen de cijfers vandaan?

Elk cijfer is het verbruik dat je ook op de telsessie zelf ziet (zie Verbruik): wat er volgens StockPilot had moeten staan op het moment van de telling, min wat er geteld werd. De aanrekening telt die cijfers per artikel op over alle tellijsten, locaties en verpakkingen heen.

Omdat alles eerst opgeteld wordt:

staat een artikel dat samen op 0 uitkomt nergens op de aanrekening;
staat een artikel dat samen negatief uitkomt niet onder Aan te rekenen, maar onder Nakijken.

Voorbeeld: Pils 25cl na een feest (basisverpakking: fles; 1 bak = 24 fles) Tijdens het feest werd de Frigo bar met 2 bakken uit de Koelcel bijgevuld, zonder dat iemand een Transfer boekte.

Koelcel: van 4 bakken naar 2 bakken, verbruik 48 fles.

Frigo bar: er staan 28 flessen meer dan verwacht (2 bakken erbij, 20 flessen gedronken), verbruik −28 fles.

Op de aanrekening: Pils 25cl · 20 fles (48 − 28). De 2 verplaatste bakken heffen elkaar op: er werden alleen 20 flessen gedronken.

Zo’n niet-geboekte verplaatsing komt er op de aanrekening dus correct uit. Boek verplaatsingen toch altijd meteen als Transfer. Anders kloppen het verbruik per locatie en de stock niet.

Een verpakking die niet geteld werd

Telt de teller een artikel op een locatie, maar slaat die een van de verpakkingen over, dan telt die verpakking als 0. Stonden er bijvoorbeeld 3 bakken en 2 losse flessen, en telde de teller alleen 1 bak, dan gelden ook de 2 flessen als verbruikt: samen 50 fles. Tel daarom altijd elke verpakking van een artikel die er staat, ook als het er weinig zijn.

De opbouw per locatie

Klik op een artikel om te zien hoe het cijfer is opgebouwd. Per locatie en verpakking zie je:

Kolom	Betekenis
Locatie · tellijst	De locatie, en een link naar de tellijst.
Verpakking	De verpakking. Bij een verpakking die niet geteld werd, staat “niet geteld, telt als 0”.
Vorige stand	Wat er volgens StockPilot had moeten staan op het moment van de telling.
Geteld	Wat er geteld werd.
Verbruik	Vorige stand min geteld, in die verpakking.
Aantal ({eenheid})	Dat verbruik omgerekend naar de basisverpakking.

Wil je weten hoe de vorige stand tot stand kwam (welke telling, welke stockbewegingen), open dan de tellijst en klik daar op het verbruik van die lijn (zie De berekening openen).

Onvolledig

Een artikel met het label Onvolledig heeft minstens één verpakking die niet meegeteld kon worden, bijvoorbeeld omdat ze op die locatie voor het eerst geteld werd. Het cijfer is dan niet volledig. Welke verpakking het is en waarom, staat onder Nakijken.

3. Nakijken

Onder Nakijken staat wat niet op de lijst en niet in de export komt, maar wat je wel moet bekijken voor je factureert. Het aantal staat tussen haakjes in de titel. Is er niets na te kijken, dan zie je dit onderdeel niet.

Reden	Betekenis
Niet aanrekenbaar, nakijken	Het artikel komt samen negatief uit: er staat meer dan verwacht. Meestal ontbreekt er een stockbeweging, zoals een levering die niet geboekt werd.
Eerste telling	Het artikel werd op deze locatie geteld zonder eerdere goedgekeurde telling. Er is niets om mee te vergelijken, dus deze verpakking telt niet mee in het cijfer.
Niet leesbaar	Deze verpakking kan niet omgerekend worden naar de basisverpakking. Controleer de verpakkingen van het artikel.

Een verpakking met Eerste telling of Niet leesbaar telt niet als 0: ze wordt gewoon niet meegeteld. Daarom krijgt het artikel onder Aan te rekenen het label Onvolledig.

In de kolom Verbruik in de tellijst staat per locatie en verpakking een link naar de tellijst. Open ze en klik op het verbruik van de lijn om te zien hoe het berekend werd.

Ontbreekt er een stockbeweging, boek ze dan met het juiste tijdstip (zie Een stockbeweging registreren). Verandert dat de aan te rekenen cijfers, dan kan je een nieuwe versie maken (zie Versies en intrekken).

4. Controles

Onder Controles staan de antwoorden op de controles van de tellijsten, in drie groepen:

Vaststellingen: de controles met als uitkomst een afwijking, zoals “EHBO-koffer niet verzegeld”, “Vuilnisbakken niet geleegd” of “Keuken licht vuil” na de Verjaardag Claes. Volgens je huurcontract kan je die vaak aanrekenen. Ze komen mee in de export. Per vaststelling zie je de Locatie, de Vraag (met het artikel als de controle bij een artikel hoort), het Antwoord, de Opmerking van de teller, en een link naar de tellijst met de foto’s.
Controles in orde: alleen het aantal. Klik erop om ze te zien. Heeft een supervisor bij het nakijken beslist dat een antwoord in orde was, dan staat er In orde · beslist door supervisor.
Niet gecontroleerd: controles die gevraagd werden maar niet beantwoord zijn.

Controles in orde en Niet gecontroleerd staan alleen op de pagina, niet in de export.

5. Tellijsten

Onderaan staan de tellijsten van de aanrekening, met het aantal tussen haakjes. Per tellijst zie je de Locatie (met een link naar de telsessie), de Zaal, het Artikelbereik, Geteld op, de Teller en Goedgekeurd door/op.

De namen van artikelen, verpakkingen, locaties en zalen liggen vast zoals ze waren toen de versie gemaakt werd. Hernoem of archiveer je later een artikel of locatie, dan blijft de aanrekening er hetzelfde uitzien.