Snelle telling

Op veel locaties verandert er tussen twee tellingen weinig: dezelfde 48 glazen in de kast, dezelfde stoelen in de berging, of een frigo die de huurder volgens het huurcontract weer moet aanvullen voor de zaal terug afgegeven wordt. Bij een snelle telling ziet de teller tijdens het tellen het verwachte aantal, kijkt na of dat nog klopt, en past het alleen aan waar het afwijkt. Een foto is dan alleen nodig bij een afwijking: net wat je wil zien en kunnen aantonen.

Korte samenvatting

Een supervisor bepaalt per locatie voor welke artikeltypes een snelle telling toegelaten is. Onderliggende locaties erven die instelling niet.

Bij het aanmaken van een telsessie kies je de Telwijze: Volledige telling of Snelle telling. Zolang er nog niets geteld is, kan je ze nog wijzigen.

Per verpakking staat het aantal al op de verwachte stock. De teller past het alleen aan waar het niet klopt en ziet meteen het verschil. Een foto is alleen verplicht bij een afwijking, maar elk artikel moet nog steeds nagekeken en bevestigd worden.

Ook in een snelle telling worden sommige artikelen volledig geteld, bijvoorbeeld bij een eerste telling of een artikel dat je via zoeken toevoegt. Snel getelde artikelen herken je aan het label Snel.

Bij een snelle telling bestaat optellen niet: hetzelfde artikel in dezelfde verpakking mag maar op één plaats binnen de locatie staan.

1. Volledige en snelle telling naast elkaar

	Volledige telling	Snelle telling
Wat de teller ziet	Een toetsenbord om het aantal in te tikken.	Per verpakking een aantal met − / +, dat al op de verwachte stock staat, met daaronder de Stock en het Verschil.
Wat de teller ingeeft	Het getelde aantal.	Niets als alles klopt (Verschil 0). Anders zet de teller het aantal met − / + op wat er geteld wordt, bijvoorbeeld één lager als er één fles te weinig staat (Verschil −1).
Foto	Verplicht bij elk positief aantal.	Alleen verplicht als er een afwijking is. Zonder afwijking mag je er een toevoegen.
Opnieuw tellen	Je kiest tussen optellen en vervangen.	Een nieuwe ingave vervangt altijd de vorige.

Voorbeeld: de Frigo bar snel tellen De stock van Cola 33cl in de Frigo bar is 5 × Blik. De teller kijkt en telt:

Er staan er 5: de teller laat het aantal op 5 staan (Verschil 0) en tikt op Klopt, bevestigen, zonder foto.

Er staan er 3, omdat de huurder twee blikken niet bijvulde: de teller tikt twee keer op −, het aantal wordt 3 en StockPilot toont Verschil −2. De teller maakt een foto en tikt dan op Afwijking vastleggen.

Ook bij een snelle telling tel je echt. “Klopt” betekent dat je de verpakkingen gezien en nageteld hebt, niet dat je de stock overneemt zonder te kijken. Hoe het telscherm werkt, lees je in Een artikel snel tellen.

2. Snelle telling toelaten op een locatie

Een snelle telling kan alleen op locaties waar een supervisor dat toeliet. In het formulier van een locatie kies je bij Snelle telling toegelaten voor een van deze waarden:

Geen (standaard): op deze locatie wordt altijd volledig geteld;
Verbruiksartikelen: bijvoorbeeld een frigo die na elke verhuring aangevuld wordt;
Duurzame artikelen: bijvoorbeeld een berging met stoelen en tafels;
Beide.

De instelling geldt alleen voor die locatie, niet voor de locaties eronder. Laat je de snelle telling toe op Bar, dan wordt Bar > Frigo bar nog altijd volledig geteld tot je ook daar de instelling aanpast.

Zie Locaties beheren voor het formulier zelf. Pas je de instelling aan terwijl er een telsessie loopt, dan ziet de teller de wijziging zodra het telscherm opnieuw laadt.

3. De telwijze van een telsessie

Bij het aanmaken van een telsessie kies je de Telwijze: Volledige telling of Snelle telling. Die keuze verschijnt alleen als minstens één gekozen locatie (of een locatie eronder) een snelle telling toelaat voor het gekozen artikelbereik. Anders wordt het altijd een volledige telling. Zie Een telsessie aanmaken.

Koos je de verkeerde telwijze, dan kan een supervisor ze nog wijzigen op de detailpagina, maar alleen zolang de sessie In uitvoering is en er nog niets geteld werd. Daarna ligt de telwijze vast, ook als de sessie later wordt afgekeurd.

4. Welke artikelen worden snel geteld?

In een snelle telling wordt niet elk artikel snel geteld. StockPilot beslist het per artikel, per locatie. Een artikel wordt snel geteld als:

de telsessie de telwijze Snelle telling heeft;
de locatie waar het artikel staat de snelle telling toelaat voor het type van het artikel (verbruiks- of duurzaam artikel);
er voor elke verpakking die getoond wordt een stock gekend is die niet negatief is.

In alle andere gevallen tel je het artikel volledig, met het gewone telscherm. Dat is onder meer zo bij:

een eerste telling op een locatie, want er is nog geen stock om te bevestigen;
een artikel dat je zelf via zoeken toevoegt (label Onverwacht);
een artikel met een negatieve stock in een van zijn verpakkingen, of met een verpakking waarvan StockPilot de inhoud niet naar de basisverpakking kan omrekenen.

Die laatste regel geldt voor het hele artikel: één verpakking die niet in orde is, maakt er een volledige telling van.

Voorbeeld: waarom het hele artikel volledig geteld wordt In de Frigo bar staat Pils 25cl in Bak (stock 6) en Fles (stock −4, omdat er flessen genomen werden uit de getelde bakken). De 6 bakken bevestigen terwijl de flessen niet kloppen, zou een verkeerd cijfer bevestigen. Daarom tel je Pils 25cl hier volledig.

Een sessie kan dus snelle en volledige artikelen door elkaar bevatten, zelfs binnen dezelfde locatie.

Voorbeeld: een gemengde sessie In de zaal Gelijkvloers laat de Bar een snelle telling toe voor Duurzame artikelen, en de Frigo bar (onder de Bar) voor Verbruiksartikelen. Gelijkvloers zelf laat niets toe. Je maakt een snelle telling aan voor Gelijkvloers, met beide artikeltypes. Dan:

worden de glazen aan de Bar en de drank in de Frigo bar snel geteld;

wordt het Pils vat 20L aan de Bar volledig geteld: het is een verbruiksartikel, en de Bar laat alleen duurzame artikelen toe;

worden de Statafel en de EHBO-koffer op Gelijkvloers zelf volledig geteld: de instelling van de Bar geldt niet voor de locatie erboven;

wordt Cava 75cl in de Frigo bar volledig geteld, omdat de stock ervan negatief is: Sofie nam 2 flessen voor het parochiebestuur, terwijl er maar één geteld was.

Op de tellijst van de teller herken je een snel geteld artikel aan het label Snel (zie Tellen op de vloer). Op de detailpagina van de sessie heeft een snel getelde lijn een waarde in de kolommen Verwacht en Afwijking. Bij een volledig getelde lijn staat daar een streepje (—).

5. Eén plek per artikel binnen een locatie

Bij een snelle telling bestaat optellen niet: een nieuwe ingave voor een artikel vervangt altijd de vorige. Daar moet je rekening mee houden als je je locaties inricht.

Staat hetzelfde artikel in dezelfde verpakking op twee plaatsen binnen één locatie, dan kan je die locatie niet correct snel tellen. De teller ziet de stock van beide plaatsen samen, en een tweede ingave zou de eerste overschrijven in plaats van erbij op te tellen.

Voorbeeld: een tweede frigo achter de bar Stel dat er naast de Frigo bar een tweede frigo komt met dezelfde flesjes Pils 25cl, en dat beide onder de ene locatie Frigo bar blijven vallen. Bij een volledige telling tel je de eerste frigo, en daarna de tweede met Optellen. Bij een snelle telling kan dat niet.

Maak er daarom twee locaties van, bijvoorbeeld Frigo bar links en Frigo bar rechts, en laat op beide de snelle telling toe. Zo heeft elke frigo zijn eigen stock om te bevestigen.

Hoe je een bestaande locatie opsplitst zonder de stock te verliezen, lees je in Een locatie splitsen of samenvoegen. Bij een volledige telling kan je gewoon blijven kiezen tussen optellen en vervangen.

6. “De stock is intussen gewijzigd”

De stock die de teller bevestigt, is de stock op het moment dat het telscherm geladen werd. Verandert die stock daarna nog, bijvoorbeeld omdat iemand intussen een stockbeweging of levering registreerde op die locatie, dan weigert StockPilot de snelle telling met de melding:

“De stock is intussen gewijzigd. Herlaad de telling.”

Er wordt dan niets opgeslagen, ook niet voor de andere verpakkingen van dat artikel. Herlaad de pagina, kijk het nieuwe stockcijfer na en geef het artikel opnieuw in. Zo bevestig je nooit een cijfer dat al niet meer klopte.

7. Nakijken en goedkeuren

Voor de supervisor ziet een snelle telling er bijna hetzelfde uit als een volledige. Het verschil zit in de detailpagina:

de kolommen Verwacht (de stock die de teller bevestigde) en Afwijking (het verschil tussen wat de teller telde en die stock) bij elke snel getelde lijn;
Geen afwijking (snelle telling) in de kolom Foto bij een snel getelde lijn zonder foto;
de Telwijze in de sessiegegevens en in de lijst met telsessies.

Zie Telsessiedetail. Voor de stock en het verbruik maakt het geen verschil: een snel getelde lijn telt precies mee als een volledig getelde lijn met hetzelfde aantal.