Artikelen beheren

Een artikel is alles wat je organisatie in voorraad heeft of verbruikt: dranken, snacks en koffie, maar ook glazen, bezems, dienbladen of een microfoon. Artikelen beheer je onder Algemeen → Artikelen.

Korte samenvatting

Een artikel is het kleinste ding dat een teller apart op een schap zou leggen. Verschillende formaten (25cl en 33cl) zijn aparte artikelen.

Elk artikel is een Verbruiksartikel of Duurzaam. Dat bepaalt hoe een verschil na een telling beoordeeld wordt.

Artikelen worden nooit verwijderd, alleen gearchiveerd. Dat kan je terugdraaien, en de historiek blijft bewaard.

Een artikel zonder verpakking kan je niet tellen. Zie Verpakkingen.

1. Wat is een artikel?

De vuistregel: als een teller het apart zou tellen op het schap, is het een apart artikel. Verkoop je pils in flesjes van 25cl en uit een vat van 20L, dan maak je twee artikelen (Pils 25cl en Pils vat 20L), geen artikel met een veld “formaat”. Zo blijven telresultaten en aanrekeningen ondubbelzinnig: “5× Pils 25cl verbruikt” is duidelijk, “5× Pils” niet.

2. Verbruiksartikel of duurzaam

Elk artikel krijgt bij het aanmaken een type:

Verbruiksartikel: dranken, snacks en dergelijke. Een verschil na een verhuring is normaal, want dat is net wat verbruikt is en aangerekend wordt.
Duurzaam: glazen, stoelen, klaptafels. Hier verwacht je dat er niets verdwijnt. Een verschil is een uitzondering (kapot, kwijt, gestolen), en je supervisor ziet het in het overzicht opvallender dan een verschil bij een verbruiksartikel.

Het type dient alleen voor de opvolging achteraf. Je telt een artikel er niet anders door.

3. Een artikel aanmaken

Klik op Nieuw artikel en vul in:

Veld	Verplicht	Opmerking
Code	Ja	2 tot 12 tekens, wordt automatisch in hoofdletters gezet. Kan later niet meer gewijzigd worden.
Naam	Ja	Bijvoorbeeld “Cola 33cl”.
Type	Ja	Verbruiksartikel of Duurzaam.
Omschrijving	Nee	Extra info voor tellers.

Kies de code met zorg. Je ziet ze terug in telresultaten, stockbewegingen en aanrekeningen, en ze blijft zolang het artikel bestaat je referentie. Veel organisaties gebruiken PRODUCT_FORMAAT, bijvoorbeeld PILS_25CL en PILS_VAT_20L.

Een nieuw artikel heeft nog geen verpakking, en zonder verpakking verschijnt het op geen enkele tellijst. Voeg dus altijd minstens één verpakking toe. Zie Verpakkingen.

Wat als de code al bestaat?

Een code is uniek per organisatie, ook tegenover gearchiveerde artikelen. Je kan ze dus niet hergebruiken voor een ander artikel, zelfs niet als het oorspronkelijke artikel gearchiveerd is. Zo verwijst dezelfde code doorheen de hele geschiedenis altijd naar hetzelfde artikel.

Typ je een code die bij een gearchiveerd artikel hoort, dan krijg je de keuze:

Terugzetten: het gearchiveerde artikel wordt weer actief (zie §5).
Nieuw maken: je kiest een andere code voor een echt nieuw artikel.

Hoort de code bij een actief artikel, dan krijg je een foutmelding en kies je een andere code.

4. Een artikel bewerken

Via Bewerken pas je naam, type en omschrijving aan. De code kan je niet wijzigen: ze identificeert het artikel doorheen zijn hele geschiedenis. Wil je toch een andere code, archiveer dan het artikel en maak een nieuw artikel met de juiste code.

5. Een artikel archiveren en herstellen

Een artikel wordt nooit verwijderd, alleen gearchiveerd:

Het verdwijnt uit actieve lijsten en telsessies, maar je vindt het terug via het filter Gearchiveerd.
De historiek (eerdere tellingen, stockbewegingen, aanrekeningen) blijft bewaard en leesbaar.
Je kan het op elk moment terughalen met Herstellen.

Archiveer een product dat je niet meer verkoopt, of een item dat niet meer in gebruik is.

6. Artikelen terugvinden

Boven de artikelenlijst filter je op:

Actief (standaard), Gearchiveerd of Alle
Verbruiksartikelen of Duurzaam

Je kan ook vrij zoeken op code of naam. Verbruiksartikelen en Duurzaam tonen alleen actieve artikelen; gearchiveerde artikelen van beide types vind je onder Gearchiveerd en Alle. Zo komt het aantal op de kaarten Je aanbod en Je uitzet van het Overzicht altijd overeen met de lijst die ze openen.

7. De tab Stock

Klik op een artikel in de lijst om de detailpagina te openen. Naast de tabs Details en Verpakkingen heeft een supervisor er ook de tab Stock. Die toont waar het artikel ligt:

per locatie (met de naam van de zaal), in de basisverpakking;
per verpakking, als je een locatie openklapt, in de eenheid van die verpakking;
onderaan op de lijn Totaal: het artikel over alle locaties van je organisatie samen, in de basisverpakking. Dat is hetzelfde cijfer als op de lijn van dit artikel in het stockoverzicht.

Zoals overal staan er onder Stock twee kolommen: Gevalideerd en Niet gevalideerd (zie Gevalideerd en niet gevalideerd). Klik op een cijfer per verpakking om het stockverloop te openen.

Staat er Geen stock, dan ligt het artikel nergens. Het werd nog niet geteld of alleen als afwezig (0), en er zijn geen stockbewegingen voor geregistreerd.

8. Volgende stap: verpakkingen

Pas met minstens één verpakking (fles, krat, stuk) weet StockPilot in welke eenheid je een artikel telt. Lees verder bij Verpakkingen.