Artikelen beheren
Een artikel is elk item dat je locatie bezit of verbruikt: dranken, snacks, koffie, maar evengoed glazen, bezems, dienbladen of een microfoon. Artikelen beheer je onder Algemeen → Artikelen.
Korte samenvatting
- Een artikel is het kleinste ding dat een teller apart zou leggen op een schap. Verschillende formaten (25cl vs 33cl) zijn aparte artikelen.
- Elk artikel heeft een type: Verbruiksartikel of Duurzaam. Dat bepaalt hoe een verschil na een telling wordt beoordeeld.
- Artikelen worden nooit verwijderd, enkel gearchiveerd — omkeerbaar, en de historiek (tellingen, stockbewegingen, difflijsten) blijft intact.
- Een artikel zonder verpakking kan niet geteld worden. Zie Verpakkingen voor de volgende stap.
1. Wat is een artikel?
Section titled “1. Wat is een artikel?”De vuistregel: als een teller het apart zou tellen op het schap, is het een apart artikel. Verkoop je Jupiler zowel in 25cl als 33cl, dan zijn dat twee artikelen — niet één artikel met een “formaat”-veld. Dat houdt telresultaten en difflijsten ondubbelzinnig: “5× Jupiler 33cl verbruikt” is duidelijk, “5× Jupiler” zonder formaat niet.
2. Verbruiksartikel of duurzaam
Section titled “2. Verbruiksartikel of duurzaam”Elk artikel krijgt bij aanmaak een type:
- Verbruiksartikel — dranken, snacks, … Een verschil na een verhuring is normaal: dat is precies wat verbruikt (en dus gefactureerd) wordt.
- Duurzaam — glazen, bezems, microfoons, … Hier verwacht je dat er niets verdwijnt. Een verschil is een uitzondering (kapot, kwijt, gestolen) en wordt in het overzicht van je beheerder anders (opvallender) getoond dan een verschil bij een verbruiksartikel.
Dit onderscheid is puur informatief voor de opvolging achteraf; het heeft geen invloed op hoe je een artikel telt.
3. Een artikel aanmaken
Section titled “3. Een artikel aanmaken”Klik op Nieuw artikel en vul in:
| Veld | Verplicht | Opmerking |
|---|---|---|
| Code | Ja | 2 tot 12 tekens, wordt automatisch in hoofdletters gezet. Kan later niet meer gewijzigd worden. |
| Naam | Ja | Bijvoorbeeld “Coca cola 33cl”. |
| Type | Ja | Verbruiksartikel of Duurzaam. |
| Omschrijving | Nee | Extra info voor tellers. |
Kies de code bewust: ze wordt getoond in telresultaten, stockbewegingen en
difflijsten die aan facturen gekoppeld worden, en blijft de rest van de
levensduur van het artikel je referentie. Een veelgebruikte conventie is
PRODUCT_FORMAAT, bijvoorbeeld JUPILER_33CL en JUPILER_25CL.
Meteen na het aanmaken heeft een artikel nog geen verpakking. Zolang dat zo is, verschijnt het nergens op een tellijst — voeg dus altijd minstens één verpakking toe. Zie Verpakkingen.
Wat als de code al bestaat?
Section titled “Wat als de code al bestaat?”Codes zijn uniek per organisatie, ook ten opzichte van gearchiveerde artikelen — een code kan niet hergebruikt worden voor een ander artikel, ook al is het oorspronkelijke artikel gearchiveerd. Dat is bewust: dezelfde code moet door de hele geschiedenis heen altijd naar hetzelfde artikel verwijzen.
Typ je een code die al bestaat maar bij een gearchiveerd artikel hoort, dan krijg je de keuze:
- Terugzetten — het gearchiveerde artikel wordt weer actief (zie §5), of
- Nieuw maken — je kiest een andere code voor een écht nieuw artikel.
Bestaat de code al bij een actief artikel, dan krijg je gewoon een foutmelding en kies je een andere code.
4. Een artikel bewerken
Section titled “4. Een artikel bewerken”Via Bewerken kun je naam, type en omschrijving aanpassen. De code kan niet gewijzigd worden — ze is de stabiele identiteit van het artikel doorheen zijn hele geschiedenis. Wil je toch een andere code, dan archiveer je het artikel en maak je een nieuw artikel aan met de juiste code.
5. Een artikel archiveren en herstellen
Section titled “5. Een artikel archiveren en herstellen”Een artikel wordt nooit verwijderd, enkel gearchiveerd:
- Een gearchiveerd artikel verdwijnt uit actieve lijsten en telsessies, maar blijft zichtbaar via het filter Gearchiveerd.
- Alle historiek (eerdere tellingen, stockbewegingen, difflijsten) blijft gewoon bewaard en leesbaar.
- Archiveren is op elk moment omkeerbaar via Herstellen.
Gebruik dit voor een product dat je niet langer verkoopt of een item dat niet meer in gebruik is.
6. Artikelen terugvinden
Section titled “6. Artikelen terugvinden”Boven de artikelenlijst kun je filteren op:
- Actief (standaard), Gearchiveerd of Alle
- Verbruiksartikelen of Duurzaam
en vrij zoeken op code of naam.
7. Volgende stap: verpakkingen
Section titled “7. Volgende stap: verpakkingen”Een artikel op zich is niet telbaar — pas met minstens één verpakking (bijvoorbeeld fles, krat, stuk) weet StockPilot in welke eenheid het geteld wordt. Ga verder naar Verpakkingen om te leren hoe je verpakkingstypes en artikelverpakkingen beheert.