Een stockbeweging registreren
Een stockbeweging is een boeking die je stock wijzigt zonder dat er een volledige telsessie voor nodig is: intern verbruik, breuk, een verplaatsing tussen locaties, een correctie op een eerdere fout, of een retour naar een leverancier. Een stockbeweging beheer je onder Stockbewegingen, zowel op desktop (+ Nieuwe beweging) als op je telefoon (+ Stockbeweging vastleggen, vanaf je telscherm).
Korte samenvatting
- Er zijn zes soorten bewegingen; twee ervan mag een teller zelf boeken, de andere vier zijn voorbehouden aan een supervisor of admin.
- Een beweging geldt voor één artikel, maar kan wel meerdere lijnen hebben (bijvoorbeeld meerdere locaties of verpakkingen).
- Een Transfer moet in balans zijn: alles wat weggaat, moet ergens anders aankomen.
- Gebeurd op is wanneer het écht is gebeurd, niet wanneer je het invoert — een beweging vóór de laatste goedgekeurde telling kan, maar vraagt een toelichting en een supervisor.
- Een stockbeweging vastleggen vraagt geen goedkeuring: ze telt meteen mee in je stock.
1. De zes soorten bewegingen
Section titled “1. De zes soorten bewegingen”| Type | Effect op stock | Wie mag dit boeken | Wanneer gebruiken? |
|---|---|---|---|
| Intern verbruik | Vermindert | Teller, supervisor, admin | Als je zelf iets verbruikt hebt. Enkel voor zaken die niet aan een klant hoeven aangerekend te worden. |
| Breuk / verlies | Vermindert | Teller, supervisor, admin | Wanneer je zelf iets verloren bent of gebroken hebt. Enkel voor zaken die niet aan een klant hoeven aangerekend te worden. |
| Transfer | Geen effect op je totale stock, maar de stock op de locaties wordt aangepast | Supervisor, admin | Als je stock van de ene locatie naar de andere verplaatst, of als je stock verpakt of uitpakt. |
| Levering | Verhoogt | Supervisor, admin | Wanneer je een levering ontvangt. Je moet hier ook steeds de leverancier en leveringsbon invullen; zie Leveringen voor meer details. |
| Correctie | Vrij, plus of min | Supervisor, admin | Wanneer je stock fout is en je deze wenst te corrigeren zonder een telling uit te voeren. Een nota is steeds verplicht voor dit type stock bewegingen. |
| Retour | Vermindert (terug naar leverancier) | Supervisor, admin | Wanneer je leverancier stock terug meeneemt. |
Op je telefoon toont de type-kiezer alleen de types die jouw rol mag boeken — een teller ziet dus enkel Intern verbruik en Breuk / verlies. Op desktop staan alle zes in de lijst, omdat dat scherm sowieso enkel toegankelijk is voor een supervisor of admin.
2. Eén artikel, meerdere lijnen
Section titled “2. Eén artikel, meerdere lijnen”Een beweging gaat altijd over één artikel, voor de volledige boeking. Kies je artikel bovenaan het formulier; elke lijn eronder legt enkel nog verpakking, locatie en aantal vast (en bij een Transfer of Correctie, een richting: weg/bij op je telefoon, Verminderen/Vermeerderen op desktop).
Voeg een extra lijn toe met Lijn toevoegen (desktop) of + Nog een lijn toevoegen (telefoon) — bijvoorbeeld om in één Transfer tegelijk twee locaties te bedienen, of om een verpakkingsomzetting vast te leggen (een krat wordt losse flessen: één lijn min 1 krat, één lijn plus 12 flessen).
Bij een Transfer verschijnt onderaan een balansmelding die aangeeft of alles wat weggaat, ook ergens anders aankomt:
- In balans (groen) — de lijnen kloppen, je kan vastleggen.
- Nog niet in balans (rood) — pas de aantallen aan tot weg en bij gelijk zijn.
- Saldo niet berekenbaar (geel) — de verpakkingsstructuur van dit artikel laat geen berekening toe; controleer de verpakkingen van het artikel.
3. Wanneer is het gebeurd?
Section titled “3. Wanneer is het gebeurd?”Het veld Gebeurd op is het moment waarop de beweging écht heeft plaatsgevonden — niet het moment waarop je ze intypt. Op je telefoon staat dit standaard op “nu”; op desktop kies je bewust een datum en tijd, er is geen standaardwaarde.
Een beweging vóór de laatste goedgekeurde telling van een betrokken locatie mag, en verandert de huidige stock niet (die staat vast door die telling) — ze herrekent wel hoeveel er in het venster tot die telling verbruikt werd. Zo’n boeking:
- vraagt altijd een toelichting, en
- kan enkel door een supervisor of admin vastgelegd worden, ook als het type op zich een teller zou toelaten.
4. Foto’s
Section titled “4. Foto’s”Op je telefoon kan je bij elke locatie die in de beweging voorkomt een foto toevoegen (plus een algemene foto Zonder locatie, bijvoorbeeld voor een foto van een leveringsbon). Foto’s uploaden op de achtergrond zodra je ze neemt — het vastleggen van de beweging zelf wacht daar niet op. Op desktop is er geen foto-optie.
5. Toelichting
Section titled “5. Toelichting”Het veld Toelichting is altijd optioneel, behalve in twee gevallen waarin het verplicht is:
- het type is Correctie, ongeacht de datum;
- de beweging is retroactief (zie §3), ongeacht het type.
Vul je in die gevallen niets in, dan toont het formulier de fout meteen onder het veld zelf en wordt er niets weggeschreven.
6. Vastleggen
Section titled “6. Vastleggen”Klik op Vastleggen (desktop) of onderaan op Vastleggen (telefoon, met het aantal lijnen erbij als er meerdere zijn). Er is geen goedkeuring: de boeking telt onmiddellijk mee in de stock van elke betrokken locatie, en verschijnt meteen in het overzicht.
Een stockbeweging kan achteraf niet bewerkt of verwijderd worden — ze staat vast zodra ze geboekt is. Klopt iets niet, dan draai je de beweging terug in plaats van ze aan te passen; zie Overzicht en terugdraaien.
7. Volgende stap
Section titled “7. Volgende stap”Ga naar Overzicht en terugdraaien om te leren hoe je alle bewegingen van je organisatie terugvindt, filtert en — indien nodig — terugdraait. Gaat het om een levering, dan lees je verder bij Leveringen.