Welke artikelen verschijnen op de tellijst?

Deze pagina legt uit welke artikelen StockPilot je toont als je een telsessie opent, en waarom. De tellijst is de lijst met artikelen die je per locatie te zien krijgt om te tellen. Niemand stelt die lijst met de hand samen, en ze wordt ook nergens opgeslagen: StockPilot leidt ze telkens opnieuw af uit wat er eerder geteld werd en wat er in je catalogus staat. Daardoor kan dezelfde locatie er de ene keer anders uitzien dan de andere.

Korte samenvatting

Een locatie die nog nooit geteld werd, toont je volledige catalogus (binnen het bereik van de sessie).

Een locatie die al eens geteld en goedgekeurd werd, toont alleen de artikelen die daar eerder geteld werden of waarvan er nog voorraad verwacht wordt. Een gloednieuw artikel verschijnt daar niet vanzelf.

Wat niet vanzelf op de lijst staat, kan je altijd nog tellen via zoeken en toevoegen, als onverwacht item.

1. Waar komt de tellijst vandaan?

Elke telsessie hoort bij een locatie en een bereik (welke soorten artikelen geteld worden). De telsessie omvat die locatie en al haar onderliggende locaties. Voor elk van die locaties bouwt StockPilot een eigen lijst op.

Daarvoor kijkt StockPilot naar drie bronnen:

Goedgekeurde tellingen uit het verleden: wat er op die locatie ooit geteld werd in een sessie die daarna goedgekeurd werd.
Verwachte voorraad: wat er volgens StockPilot nog op die locatie zou moeten staan.
De catalogus: alle actieve artikelen van je organisatie.

Belangrijk: tellingen uit de huidige, nog lopende sessie tellen hier niet mee. Alleen goedgekeurde tellingen uit eerdere sessies bepalen hoe de lijst eruitziet. Ook een artikel dat je net in deze sessie als onverwacht telde, verandert de lijst niet.

2. Twee situaties per locatie

Voor elke locatie apart bepaalt StockPilot in welke van twee situaties ze zit. Dat verschil verklaart meestal waarom een artikel wel of niet op de lijst staat.

Situatie A: eerste telling (locatie heeft nog geen geschiedenis)

Een locatie heeft geen geschiedenis als er:

nog geen enkele goedgekeurde telling op die locatie bestaat, en
er geen verwachte voorraad (verschillend van 0) op die locatie staat.

Dan toont StockPilot de volledige actieve catalogus binnen het bereik van de sessie. Je krijgt dus alles te zien wat je er in principe zou kunnen tegenkomen, zodat je een volledig beginbeeld maakt. Een nieuw toegevoegd artikel verschijnt hier vanzelf, want de hele catalogus staat erop.

Situatie B: vervolgtelling (locatie heeft geschiedenis)

Een locatie heeft geschiedenis zodra er:

minstens één goedgekeurde telling op die locatie bestaat, of
er verwachte voorraad (verschillend van 0) op die locatie staat.

Dan toont StockPilot niet de hele catalogus, maar alleen:

artikelen die op die locatie eerder geteld werden (in een goedgekeurde sessie), en
artikelen waarvan er op die locatie nog voorraad verwacht wordt.

Een gloednieuw artikel dat nog nooit ergens geteld werd, verschijnt hier niet vanzelf. Zo blijft de tellijst van een locatie die je al kent kort en herkenbaar, zonder artikelen die er nog nooit stonden.

Voorbeeld: een nieuw artikel en drie sessies Sofie voegt een nieuw artikel Ice tea 33cl met verpakking toe. Er lopen drie sessies:

een sessie voor een nieuwe locatie Frigo Tapkast (in uitvoering, nog nooit geteld) is een eerste telling: het nieuwe artikel verschijnt;

Gelijkvloers (vandaag, snelle telling) (in uitvoering, maar de Frigo bar werd al eerder geteld en goedgekeurd) is een vervolgtelling: het nieuwe artikel verschijnt daar niet vanzelf. Dat komt doordat de locatie geschiedenis heeft, niet doordat Lotte al begon te tellen;

Tapkast (ingediend, wacht op goedkeuring) kan je niet meer bewerken. De lijst ligt vast (zie §9), dus het nieuwe artikel verschijnt niet.

3. Het bereik van de sessie (verbruik / duurzaam)

Elke telsessie heeft een bereik: Verbruik, Duurzaam of beide. Welke situatie het ook is, StockPilot toont alleen artikelen binnen dat bereik. Een sessie die alleen Duurzaam telt, toont dus nooit een verbruiksartikel, ook niet bij een eerste telling.

4. Een artikel moet een verpakking hebben

Een artikel verschijnt alleen op de tellijst als het minstens één actieve verpakking heeft. Zonder verpakking is er niets om in te tellen, dus StockPilot verbergt zo’n artikel.

Voeg je een artikel toe zonder er een verpakking aan te koppelen, dan verschijnt het op geen enkele tellijst, ook niet bij een eerste telling. Voeg dus altijd minstens één verpakking toe.

5. Artikelen die na verloop van tijd van de lijst vallen

Op een locatie met geschiedenis houdt StockPilot de lijst kort door artikelen weg te laten die er telkens nul blijken te zijn.

Wordt een artikel op een locatie drie keer op rij als nul geteld, dan valt het van de tellijst.
Is het allereerste antwoord voor een artikel in een verpakking op een locatie Niets aanwezig, dan valt het meteen van de lijst, zonder op drie nullen te wachten. Dat gebeurt vooral na een eerste telling, waar je de volledige catalogus beantwoordt en het grootste deel er gewoon niet staat. Zie De eerste telling van een locatie.
Staat er voor dat artikel op die locatie toch nog verwachte voorraad (verschillend van 0), dan blijft het staan. Er wordt dan nog iets verwacht dat je moet bevestigen of corrigeren. Dat geldt ook voor een negatieve verwachte voorraad (zie Stock per verpakking mag negatief zijn): het artikel staat dan gewoon op de lijst, zonder alarm, en jouw telling zet het cijfer weer recht.

Een weggevallen artikel is niet verdwenen. Je kan het altijd terug op je lijst halen via zoeken en toevoegen (zie §7).

6. Volgorde van de lijst

De tellijst volgt jouw eigen looproute, zodat de lijst dezelfde richting uitgaat als het schap waar je voor staat.

Locaties volgen de volgorde van je locatieoverzicht (de boom van de zaal).
Binnen een locatie staan de artikelen in de volgorde waarin jij die locatie de vorige keer telde. StockPilot neemt daarvoor je meest recente andere telsessie die op die locatie iets telde binnen hetzelfde bereik (verbruik of duurzaam), en neemt de volgorde van die sessie over. Ingetrokken sessies tellen niet mee.
Artikelen die je bij die vorige telling niet telde, komen daarachter, in alfabetische volgorde (Nederlandstalig).
Een locatie die jij nog nooit telde, staat volledig in alfabetische volgorde. Je eerste telsessie is dus altijd alfabetisch.

StockPilot kijkt naar het moment waarop je een artikel de eerste keer telde in die vorige sessie. Vulde je nadien nog een correctie in, dan verhuist het artikel niet naar het einde van de lijst.

Deze volgorde is persoonlijk. Twee tellers die dezelfde toog in tegengestelde richting aflopen, krijgen elk hun eigen volgorde. Die van je collega heeft geen invloed op de jouwe, dus een andere volgorde dan iemand anders is geen fout. Je hoeft ook niets in te stellen: StockPilot leidt de volgorde af uit wat er geteld werd, en houdt geen indeling van schappen bij.

Twee lijsten blijven altijd alfabetisch, omdat het overzichten zijn en geen looproutes: de vaste lijst van een afgesloten of ingediende sessie (§9) en de zoeklijst bij zoeken en toevoegen (§7).

StockPilot stelt standaard de verpakking voor die je eerder gebruikte. Je mag altijd een andere actieve verpakking kiezen.

7. Onverwachte items (zoeken en toevoegen)

De automatische tellijst is een hulpmiddel, geen harde grens. Kom je iets tegen dat niet op de lijst staat, zoals een nieuw artikel op een bekende locatie of een artikel dat eerder wegviel? Tel het dan alsnog via zoeken en toevoegen. Zo’n item wordt als onverwacht gemarkeerd.

De zoeklijst bevat alle actieve artikelen binnen het bereik die minstens één verpakking hebben, dus ook artikelen die de automatische lijst bewust weglaat.
Zodra je een onverwacht item telde, blijft het de rest van die sessie op je lijst staan, zodat je het kan nakijken of corrigeren.
Een onverwacht item telt niet mee in de noemer van de voortgang (zie §8).

8. Voortgang: “x/n geteld”

Op het overzicht van je telsessies zie je per sessie een voortgangsbalk met “x/n geteld”:

n is het aantal items op de tellijst (de items die je hierboven te zien krijgt).
x is hoeveel daarvan je al beantwoordde. Een item geldt als beantwoord zodra je er iets voor invult, ook als je “niets aanwezig” (nul) antwoordt.

Meerdere tellingen of correcties voor hetzelfde item tellen als één beantwoord item. Onverwachte items verhogen n niet.

9. Afgesloten en ingediende sessies (vaste lijst)

Zolang een sessie in uitvoering of afgekeurd (heropend om te herwerken) is, leeft de tellijst: ze wordt telkens opnieuw afgeleid volgens de regels hierboven.

Zodra een sessie ingediend, goedgekeurd of ingetrokken is, ligt de lijst vast. Ze toont dan precies de items die tijdens die sessie geteld werden, en niets anders. Een artikel of verpakking die je nadien aan de catalogus toevoegt, verschijnt dus niet meer op een sessie die al afgesloten of ingediend is. Zo blijft een afgehandelde telling een getrouw beeld van het moment waarop ze uitgevoerd werd.

10. Beslisboom in het kort

Voor elk artikel op elke locatie geldt:

Valt het artikel binnen het bereik van de sessie (verbruik of duurzaam)? Zo niet, dan staat het niet op de lijst.
Heeft het artikel minstens één actieve verpakking? Zo niet, dan staat het niet op de lijst.
Is de sessie afgesloten of ingediend? Dan toont de lijst alleen wat er toen geteld werd (vaste lijst).
Heeft de locatie geschiedenis (een eerdere goedgekeurde telling of verwachte voorraad)?
- Nee: het is een eerste telling, de volledige catalogus staat erop, dus ook dit artikel.
- Ja: het is een vervolgtelling. Het artikel staat erop als het daar eerder geteld werd of er voorraad verwacht wordt, en het niet drie keer op rij nul was of bij de allereerste telling al nul (tenzij er nog voorraad verwacht wordt).
Staat het artikel niet vanzelf op de lijst? Dan kan je het altijd via zoeken en toevoegen als onverwacht item tellen.