Welke artikelen verschijnen op de tellijst?

Deze handleiding legt in detail uit welke artikelen StockPilot je toont wanneer je een telsessie opent, en waarom. De tellijst is de lijst met artikelen die je per locatie te zien krijgt om te tellen. Die lijst wordt niet handmatig samengesteld en ook niet ergens opgeslagen: StockPilot leidt hem telkens opnieuw af op basis van wat er eerder werd geteld en wat er in je catalogus staat. Daardoor kan dezelfde locatie er de ene keer anders uitzien dan de andere.

Korte samenvatting

Een locatie die nog nooit is geteld toont je volledige catalogus (binnen het bereik van de sessie).

Een locatie die al eens werd geteld en goedgekeurd toont enkel de artikelen die daar eerder werden geteld of waar nog voorraad van wordt verwacht. Een gloednieuw artikel verschijnt hier niet automatisch.

Alles wat niet automatisch op de lijst staat, kun je nog altijd via zoeken/toevoegen (“onverwacht” item) tellen.

1. Waar komt de tellijst vandaan?

Elke telsessie hoort bij een locatie en bij een bereik (welke soorten artikelen geteld worden). De telsessie omvat die locatie én alle onderliggende locaties (de “subtree”). Voor elke locatie in die subtree bouwt StockPilot een eigen lijstje op.

Om die lijst te bepalen, kijkt StockPilot naar drie bronnen:

Goedgekeurde tellingen uit het verleden — wat er op die locatie al ooit werd geteld in een sessie die daarna is goedgekeurd.
Verwachte voorraad — de afgeleide voorraad die nog op die locatie wordt verwacht (voorraad die volgens het systeem nog aanwezig zou moeten zijn).
De catalogus — alle actieve artikelen van je organisatie.

Belangrijk: tellingen uit de huidige, nog lopende sessie tellen hier niet mee. Enkel goedgekeurde tellingen uit eerdere sessies bepalen mee hoe de lijst eruitziet. Ook een artikel dat je zonet in de huidige sessie als “onverwacht” hebt geteld, verandert de afleiding van de lijst niet.

2. Twee situaties per locatie

Voor elke locatie afzonderlijk bepaalt StockPilot in welke van twee situaties ze zich bevindt. Dat verschil is de belangrijkste reden waarom een artikel wél of niet op de lijst staat.

Situatie A — Eerste telling (locatie heeft nog geen geschiedenis)

Een locatie heeft geen geschiedenis als er:

nog geen enkele goedgekeurde telling op die locatie bestaat, én
er geen verwachte voorraad (afgeleide voorraad ≠ 0) op die locatie staat.

In dat geval toont StockPilot de volledige actieve catalogus binnen het bereik van de sessie. Je krijgt dus alles te zien wat je in principe zou kunnen tegenkomen — de bedoeling is dat je een compleet startbeeld maakt.

➡️ Een nieuw toegevoegd artikel verschijnt hier automatisch, want de hele catalogus wordt getoond.

Situatie B — Vervolgtelling (locatie heeft geschiedenis)

Een locatie heeft geschiedenis zodra er:

minstens één goedgekeurde telling op die locatie bestaat, of
er verwachte voorraad (afgeleide voorraad ≠ 0) op die locatie staat.

In dat geval toont StockPilot niet de hele catalogus, maar enkel:

artikelen die op die locatie eerder werden geteld (in een goedgekeurde sessie), én
artikelen waarvan er op die locatie nog voorraad wordt verwacht.

➡️ Een gloednieuw artikel dat nog nooit ergens werd geteld, verschijnt hier NIET automatisch. Dit is bewust zo ontworpen: op een locatie die je al kent, willen we je tellijst kort en herkenbaar houden en ze niet volstouwen met artikelen die daar nog nooit zijn voorgekomen.

Voorbeeld uit de praktijk Een organisatie heeft drie openstaande sessies. Je voegt een nieuw artikel met verpakking toe.

“Toog schap” (in uitvoering, nog nooit geteld) → eerste telling → het nieuwe artikel verschijnt.

“De walk-in frigo” (in uitvoering, maar de locatie werd eerder al eens geteld en goedgekeurd) → vervolgtelling → het nieuwe artikel verschijnt niet automatisch. Niet omdat je al begonnen bent met tellen, maar omdat de locatie geschiedenis heeft.

“Toog frigo’s” (ingediend) → de sessie is afgesloten voor bewerking → de lijst ligt vast (zie §9) → het nieuwe artikel verschijnt niet.

3. Het bereik van de sessie (verbruik / duurzaam)

Elke telsessie heeft een artikeltype-bereik: Verbruik (consumable), Duurzaam (durable), of beide. Ongeacht de situatie hierboven worden enkel artikelen binnen dat bereik getoond.

Een sessie die enkel Duurzaam telt, toont nooit een verbruiksartikel — ook niet in de eerste-telling-situatie.
Dit filter wordt in alle gevallen toegepast.

4. Een artikel moet een verpakking hebben

Een artikel verschijnt enkel op de tellijst als het minstens één actieve verpakking heeft. Zonder verpakking is er niets om “in te tellen”, dus StockPilot verbergt zo’n artikel.

Praktisch gevolg: als je een artikel toevoegt maar er nog geen verpakking aan koppelt, verschijnt het nergens op een tellijst — ook niet op een eerste-telling-locatie. Voeg dus altijd minstens één verpakking toe.

5. Artikelen die na verloop van tijd van de lijst vallen

Op een locatie met geschiedenis houdt StockPilot de lijst relevant door artikelen weg te laten die er telkens nul blijken te zijn.

Wordt een artikel op een locatie drie keer op rij als nul geteld, dan valt het van de standaard tellijst af.
Uitzondering: als er voor dat artikel op die locatie tóch nog verwachte voorraad (≠ 0) staat, blijft het staan — er wordt immers nog iets verwacht dat je moet bevestigen of corrigeren.

Een weggevallen artikel is niet verdwenen: je kunt het altijd nog via zoeken/toevoegen terug op je lijst halen (zie §7).

6. Volgorde van de lijst

De tellijst is geordend zodat ze jouw eigen looproute volgt: de bedoeling is dat de lijst dezelfde richting uitgaat als het schap waar je voor staat.

Locaties volgen de volgorde van je locatieoverzicht (de boomstructuur van de zaal).
Binnen een locatie staan de artikelen in de volgorde waarin jij die locatie de vorige keer hebt geteld. StockPilot neemt daarvoor je meest recente andere telsessie die op die locatie iets heeft geteld binnen hetzelfde bereik (verbruik/duurzaam), en herneemt de volgorde van die sessie. Geannuleerde sessies tellen niet mee.
Artikelen die je tijdens die vorige telling niet hebt geteld, komen daarachter, op alfabetische volgorde (Nederlandstalig).
Een locatie die jij nog nooit hebt geteld, staat volledig op alfabetische volgorde. Je eerste telsessie is dus altijd alfabetisch.

Er wordt gekeken naar het moment waarop je een artikel de eerste keer telde in die vorige sessie. Vulde je nadien nog een correctie in, dan verhuist het artikel dus niet naar het einde van de lijst.

Deze volgorde is persoonlijk. Twee tellers die dezelfde toog in tegengestelde richting aflopen, krijgen elk hun eigen volgorde te zien — de volgorde van je collega heeft geen invloed op de jouwe. Zie je een andere volgorde dan iemand anders, dan is dat geen fout. Je hoeft hiervoor ook niets in te stellen: StockPilot leidt de volgorde af uit wat er geteld is, er wordt geen schapindeling bijgehouden.

Twee lijsten blijven altijd alfabetisch, omdat het overzichten zijn en geen looproutes: de vaste lijst van een afgesloten of ingediende sessie (§9) en de zoeklijst bij zoeken/toevoegen (§7).

De verpakking die je eerder gebruikte, wordt standaard voorgesteld. Je mag altijd een andere (actieve) verpakking kiezen.

7. Onverwachte items (zoeken en toevoegen)

De automatische tellijst is een hulpmiddel, geen harde grens. Kom je iets tegen dat niet op de lijst staat — een nieuw artikel op een bekende locatie, of een artikel dat eerder was weggevallen — dan kun je het via zoeken/toevoegen alsnog tellen. Zo’n item wordt als “onverwacht” gemarkeerd.

De zoeklijst bevat alle actieve artikelen binnen het bereik die minstens één verpakking hebben — dus ook artikelen die de automatische lijst bewust weglaat.
Zodra je een onverwacht item hebt geteld, blijft het voor de rest van die sessie op je lijst staan, zodat je het kunt nakijken of corrigeren.
Een onverwacht item telt niet mee in de noemer van de voortgang (zie §8).

8. Voortgang: “x/n geteld”

Op het overzicht van je telsessies zie je per sessie een voortgangsbalk met “x/n geteld”:

n = het aantal items op de tellijst (de items die je hierboven te zien krijgt).
x = hoeveel daarvan je al beantwoord hebt. Een item geldt als beantwoord zodra je er iets voor invult — óók als je “niets aanwezig” (nul) antwoordt.

Meerdere tellingen of correcties voor hetzelfde item tellen als één beantwoord item. Onverwachte items verhogen n niet.

9. Afgesloten en ingediende sessies (vaste lijst)

Zolang een sessie in uitvoering of afgekeurd (heropend voor herwerking) is, is de tellijst “levend”: hij wordt telkens opnieuw afgeleid volgens de regels hierboven.

Zodra een sessie ingediend, goedgekeurd of geannuleerd is, ligt de lijst vast. Hij toont dan exact de items die tijdens die sessie werden geteld, en niets anders. Een artikel of verpakking die je nadien aan de catalogus toevoegt, verschijnt dus niet meer op een reeds afgesloten of ingediende sessie. Zo blijft een afgehandelde telling een getrouw beeld van het moment waarop ze werd uitgevoerd.

10. Beslisboom in het kort

Voor elk artikel op elke locatie geldt:

Valt het artikel binnen het bereik van de sessie (verbruik/duurzaam)? Zo niet → niet tonen.
Heeft het artikel minstens één actieve verpakking? Zo niet → niet tonen.
Is de sessie afgesloten/ingediend? Dan → toon enkel wat destijds werd geteld (vaste lijst).
Heeft de locatie geschiedenis (eerdere goedgekeurde telling of verwachte voorraad)?
- Nee → eerste telling → volledige catalogus → artikel wordt getoond.
- Ja → vervolgtelling → toon enkel als het artikel daar eerder werd geteld of er verwachte voorraad is, en het niet drie keer op rij nul was (tenzij er nog voorraad wordt verwacht).
Staat het artikel niet automatisch op de lijst? Dan kun je het altijd via zoeken/toevoegen als onverwacht item tellen.