Hoe wordt stock berekend?
Nergens in StockPilot staat een stockcijfer dat iemand bijhoudt of met de hand aanpast. Elke keer je de stock bekijkt, rekent StockPilot hem opnieuw uit uit twee dingen die wel vastliggen: je tellingen en je stockbewegingen. Hieronder lees je hoe, en waarom een paar dingen die vreemd lijken, net correct zijn.
Korte samenvatting
- Stock is de laatste telling van een verpakking op een locatie, plus alle stockbewegingen die sindsdien geregistreerd werden.
- Twee lijnen kunnen uit tellingen van verschillende data komen. Dat is correct.
- Stock per verpakking is tussen twee tellingen een benadering en mag negatief zijn. Het totaal per artikel per locatie is wel exact.
1. Telling plus bewegingen
Section titled “1. Telling plus bewegingen”Voor elke verpakking van een artikel op een locatie (bijvoorbeeld Cola 33cl, blik, Frigo bar) werkt StockPilot zo:
- Het zoekt de laatste telling van die verpakking op die locatie. Dat is het vertrekpunt.
- Het telt daar elke stockbeweging bij die na die telling gebeurde: leveringen erbij, verbruik en breuk eraf, transfers erbij of eraf, correcties in de ene of andere richting.
- Het resultaat is de stock.
Voorbeeld: Frigo bar, Cola 33cl, blik
- Zaterdag 10u: telling goedgekeurd, 24 blikken.
- Zaterdag 22u: Intern verbruik, −2 blikken.
- Zondag: Transfer van de Koelcel naar de Frigo bar, +12 blikken.
Stock: 24 − 2 + 12 = 34 blikken.
Bij een nieuwe telling begint het rekenwerk opnieuw vanaf die telling. Wat er vóór de telling gebeurde, telt niet meer mee: de telling stelde vast wat er op dat moment echt stond.
Daarom verandert een stockbeweging die je met terugwerkende kracht vóór de laatste goedgekeurde telling vastlegt, de stock niet (zie Wanneer is het gebeurd?). Wat telt, is het moment waarop de beweging gebeurde, niet wanneer ze ingegeven werd.
Werd een verpakking op een locatie nog nooit geteld, dan is het vertrekpunt nul en bestaat de stock volledig uit bewegingen. Denk aan een levering in een gloednieuwe berging.
2. Verschillende lijnen, verschillende tellingen
Section titled “2. Verschillende lijnen, verschillende tellingen”Niet alles wordt op hetzelfde moment geteld. De Frigo bar wordt misschien na elk feest geteld, het Materiaalkot één keer per maand. Elke verpakking op elke locatie vertrekt van haar eigen laatste telling.
In één overzicht kan de ene lijn dus op een telling van gisteren steunen en de andere op een telling van vorige maand. Een totaal per locatie of per artikel is dan de som van cijfers met verschillende vertrekpunten. Dat is geen fout: het is de beste kennis die er per plaats is. De samenvatting achter het ? bij een totaal toont daarom een periode (“laatst geteld tussen 1 en 12 juni 2026”), geen datum.
3. Stock per verpakking mag negatief zijn
Section titled “3. Stock per verpakking mag negatief zijn”Dit verrast het vaakst, maar het is correct.
Neem de Frigo bar met één bak Pils 25cl (24 flessen) en 6 losse flessen, zo geteld. Tijdens de avond worden er 10 flessen gedronken en als Intern verbruik geboekt. Wie dat boekt, kiest een verpakking. Stel dat het “fles” wordt:
Voorbeeld: Frigo bar, Pils 25cl
Bak Fles Totaal in flessen Telling 1 bak 6 fles 30 Intern verbruik −10 fles −10 Stock 1 bak −4 fles 20
In werkelijkheid nam iemand flessen uit een nieuwe bak, maar dat kan de app niet weten. Ze weet alleen dat er 10 flessen Intern verbruik geregistreerd werden, dus staat er −4 bij “fles”.
Wat wel klopt, is het totaal van dat artikel op die locatie, in de basisverpakking: 30 − 10 = 20 flessen. Dat cijfer is exact, welke verpakking er bij de beweging ook gekozen werd. De verdeling over de verpakkingen is tussen twee tellingen een benadering.
De volgende telling zet de verdeling recht. De teller telt wat er echt staat (bijvoorbeeld 0 bak en 20 fles), en vanaf dan vertrekt elke verpakking weer van een juist getal.
Daarom:
- toont StockPilot een negatief cijfer gewoon, zonder alarm of rode kleur;
- staat zo’n artikel bij de volgende telling gewoon op de tellijst, zodat de teller het rechtzet;
- kijk je voor “hoeveel hebben we nog?” best naar het cijfer per locatie of per artikel, niet naar één verpakking.
Wil je de verdeling meteen rechtzetten, zonder op een telling te wachten, gebruik dan een omzetting van verpakking in een stockbeweging van het type Transfer (één lijn −1 bak, één lijn +24 fles; zie Een stockbeweging registreren).
4. Wat telt mee?
Section titled “4. Wat telt mee?”- Stockbewegingen tellen altijd meteen mee, want een beweging vraagt geen goedkeuring. Beweging terugdraaien maakt een nieuwe, omgekeerde beweging, die net zo goed meetelt en de oorspronkelijke opheft (zie Overzicht en terugdraaien).
- Tellingen tellen alleen mee als de telsessie ingediend of goedgekeurd is. Welke precies, hangt af van de kolom: Gevalideerd gebruikt alleen goedgekeurde tellingen, Niet gevalideerd ook ingediende. Een telling die nog bezig is, telt nooit mee. Zie Gevalideerd en niet gevalideerd.