Een telsessie van begin tot einde

Deze pagina volgt één telsessie doorheen haar hele levensloop, met verwijzingen naar de detailpagina’s voor elke stap. Gebruik ze als kapstok als je voor het eerst met tellen in StockPilot werkt, of om uit te leggen hoe de verschillende schermen samenhangen.

Korte samenvatting

Een telsessie doorloopt In uitvoering → Ter goedkeuring → Goedgekeurd (of Afgekeurd, waarna ze terug In uitvoering gaat).

Aanmaken (beheerder, desktop) → tellen (teller, telefoon) → indienen (teller) → beoordelen (beheerder, desktop).

Enkel een goedgekeurde telling ligt vast en telt mee voor de verwachte voorraad van de volgende sessie.

1. Een beheerder maakt de telsessie aan

Een supervisor of admin kiest onder Telsessies → Nieuwe telsessie de locatie(s), het artikelbereik en de teller. Zie Een telsessie aanmaken.

Op dit moment bestaat enkel de “opdracht”: geen enkel artikel is nog geteld, en er is nog geen tellijst opgebouwd of opgeslagen. De sessie krijgt status In uitvoering.

2. De teller telt op zijn telefoon

De toegewezen teller ziet de sessie verschijnen op zijn startscherm Tellen. Hij opent ze en krijgt een tellijst te zien die StockPilot op dat moment afleidt — welke artikelen daarop staan, hangt af van de geschiedenis van elke locatie (zie Welke artikelen verschijnen op de tellijst?).

Per artikel voert hij een aantal in met een verplichte foto, of meldt hij Niets aanwezig. Ontbreekt er iets op de lijst, dan voegt hij het toe via Onverwacht artikel toevoegen. Zie Tellen op de vloer en Een artikel tellen voor de volledige uitleg van dit deel.

De sessie blijft In uitvoering zolang de teller bezig is — hij mag tussendoor stoppen en later verder gaan, en een gedeeltelijke telling is toegestaan.

3. De teller dient in

Klaar (of niet — een deeltelling mag), tikt de teller op Indienen. De sessie krijgt status Ter goedkeuring en verdwijnt van zijn startscherm: hij kan er niet meer in bewerken tot een supervisor ze eventueel afkeurt.

4. Een beheerder beoordeelt de telling

Op Telsessies (desktop) verschijnt de sessie nu bij de open, ter goedkeuring staande sessies. Een supervisor (niet de teller zelf) of admin opent de sessiedetail: alle getelde lijnen met hun foto’s, en — omdat de sessie ter goedkeuring staat — de lijst met nog ongetelde verwachte items, louter ter info.

Van daaruit:

Goedkeuren → status Goedgekeurd, de telling ligt definitief vast en telt voortaan mee als “laatst geteld” voor deze locaties;
Afkeuren (met een verplichte reden) → status Afgekeurd; de teller ziet de reden, past zijn telling aan, en zodra hij de eerste correctie doorvoert springt de sessie vanzelf terug naar In uitvoering — verder bij stap 2.

Zie Telsessies goedkeuren voor de volledige uitleg, inclusief het wijzigen van de teller en het intrekken van een lege sessie.

5. Overzicht van de statussen

In uitvoering  --(indienen)-->  Ter goedkeuring  --(goedkeuren)-->  Goedgekeurd
      ^                               |
      |                        (afkeuren + reden)
      +-------------------------------+

Een lege, foutief aangemaakte sessie kan vanuit In uitvoering ook rechtstreeks Ingetrokken worden — dat is de enige uitzondering op dit pad.

6. Waarom dit zo werkt

Deze aanpak scheidt drie verantwoordelijkheden bewust:

de beheerder bepaalt vooraf wat geteld moet worden (locatie, bereik, wie);
de teller voert de telling zelf uit, op de plek waar het telbare materiaal staat;
een andere beheerder controleert het resultaat voor het definitief wordt — vandaar dat je nooit je eigen telling kunt goedkeuren.

Pas na goedkeuring telt een telling mee voor de verwachte voorraad en voor de tellijst van een volgende sessie op dezelfde locatie — een ingediende, nog niet beoordeelde telling verandert daar dus nog niets aan.