Controles beheren

Na een verhuring kijk je naast de stock ook dingen na die geen aantal zijn: zijn de vuilnisbakken geleegd, staat de keuken proper, is de EHBO-koffer nog verzegeld? Zulke vragen heten in StockPilot controles. Je stelt ze in per locatie, en de teller beantwoordt ze tijdens de telling, op de plaats waar die toch al staat. Een supervisor beoordeelt de antwoorden samen met de telling.

Korte samenvatting

Een controle is een vaste vraag bij een locatie, eventueel gekoppeld aan een artikel op die locatie.

Elke optie van een controle heeft een beoordeling: In orde, Afwijking of Beslissing supervisor.

Per controle stel je in of de teller een foto moet maken: Altijd, Bij afwijking of Nooit.

“Is X aanwezig?” is geen controle. Dat tel je als duurzaam artikel.

Controles worden nooit verwijderd, alleen gearchiveerd. Een aanpassing verandert nooit een antwoord dat al gegeven werd.

1. Wat is een controle?

Een controle is een vraag met vaste antwoordopties. De teller kiest een optie, en jij hebt vooraf bepaald wat elke optie betekent.

Er zijn twee soorten:

Soort	Waar de teller ze ziet	Voorbeeld
Controle bij de locatie zelf	In het blok Controles {locatie} onderaan die locatie op de tellijst.	Zijn de vuilnisbakken geleegd? op Gelijkvloers, Staat de keuken proper? in de Keuken
Controle bij een artikel	Bij dat artikel op de tellijst, meteen nadat het geteld is.	Is de EHBO-koffer verzegeld? bij het artikel EHBO-koffer

Controles staan los van de stock. Een antwoord verandert nooit een getelde hoeveelheid, het verbruik of de stock.

Een controle is geen telling

Wil je weten of iets aanwezig is (“Is de beamer aanwezig?”), maak dan geen controle. Tel het als duurzaam artikel: een telling van 0 of 1. StockPilot toont een ontbrekend duurzaam artikel dan al als verschil, en je volgt de aanwezigheid op één plaats op. Het tabblad Controles herinnert je daar ook aan.

Controles zijn bedoeld voor de toestand van iets (opgeladen, verzegeld, proper) of voor wat bij de locatie zelf hoort (geveegd, geleegd, afgesloten).

2. Beoordeling: In orde, Afwijking of Beslissing supervisor

Elke antwoordoptie krijgt een beoordeling. Die bepaalt wat er met het antwoord gebeurt:

Beoordeling	Betekenis	Wat de teller moet doen	Bij het nakijken
In orde	Alles is zoals het hoort.	Niets extra. Zonder foto is het antwoord bewaard met één tik.	In orde
Afwijking	Er is iets niet in orde.	Een toelichting geven, en een foto als de controle dat vraagt.	Afwijking
Beslissing supervisor	Of dit in orde is, hangt af van iets wat StockPilot niet weet.	Een toelichting geven, en een foto als de controle dat vraagt.	Beslissing nodig Een supervisor beslist In orde of Afwijking voor de telsessie goedgekeurd kan worden.

De teller ziet deze beoordeling niet en kiest gewoon het antwoord dat klopt met wat er te zien is.

Voorbeeld: Beslissing supervisor Controle Staat de keuken proper? in de Keuken, met de opties Proper (In orde), Licht vuil (Beslissing supervisor) en Vuil (Afwijking). “Licht vuil” is in orde als de huurder de schoonmaak betaald heeft, en anders niet. StockPilot weet niet wat er met de huurder afgesproken is, dus de supervisor beslist bij het nakijken. Na de Verjaardag Claes besliste Sofie Afwijking: het fornuis moest opnieuw gekuist worden.

StockPilot rekent geen boetes of kosten aan. Een Afwijking is een vaststelling. Wat die kost, beslis je zelf volgens je eigen huurcontract.

3. Het tabblad Controles op een locatie

Controles beheer je op de detailpagina van een locatie: ga naar Algemeen → Locaties, klik op de code van de locatie en open het tabblad Controles. Het getal naast de tabnaam is het aantal controles dat op die locatie gevraagd wordt.

Je ziet:

de herinnering “Controles vraag je bij elke telling op deze locatie. Wil je weten of iets aanwezig is (“Is de beamer aanwezig?”)? Tel het dan als duurzaam artikel, geen controle.”;
een zoekveld (controles zoeken…), de knoppen Volgorde wijzigen en Nieuwe controle, en de filters Actief, Gearchiveerd en Alle;
een tabel met per controle:

Kolom	Betekenis
#	De volgorde waarin de teller de controles krijgt.
Vraag	De vraag, met de toelichting voor de teller eronder.
Gekoppeld aan	Het artikel (met link en type), of Locatie zelf.
Antwoord	Ja / Nee of Keuzelijst.
Opties	De antwoordopties, in de kleur van hun beoordeling: groen voor In orde, rood voor Afwijking, oranje voor Beslissing supervisor.
Foto	Altijd, Bij afwijking of Nooit.

Onderaan staat hoeveel controles er gevraagd worden, en hoeveel daarvan bij de locatie zelf en bij een artikel. Via het menu ⋯ op een rij kies je Bewerken of Archiveren (of Herstellen bij een gearchiveerde controle).

Heeft de locatie nog geen controles, dan zie je “Nog geen controles”.

Een teller ziet dit tabblad niet, alleen de controles zelf tijdens het tellen.

4. Een controle aanmaken of bewerken

Klik op Nieuwe controle, of kies Bewerken in het menu van een rij. Links vul je de controle in. Rechts zie je onder Voorbeeld voor de teller hoe de teller ze op de telefoon krijgt.

Veld	Verplicht	Opmerking
Vraag	Ja	Maximaal 300 tekens. Bijvoorbeeld “Zijn de vuilnisbakken geleegd?”.
Toelichting voor de teller	Nee	Extra uitleg onder de vraag, maximaal 500 tekens. Bijvoorbeeld waar de teller moet kijken: “Vuilnisbakken in de zaal, de keuken en aan de toiletten.”
Artikel	Nee	Kies een artikel om de controle aan dat artikel te koppelen, of Geen: de locatie zelf.
Antwoordtype	Ja	Ja / Nee of Keuzelijst.
Opties en beoordeling	Ja	Per optie een naam en een beoordeling (zie §2).
Foto vragen	Ja	Altijd, Bij afwijking of Nooit. Standaard: Bij afwijking.

Bevestig met Controle aanmaken of Wijzigingen opslaan.

Ja / Nee of Keuzelijst

Een Ja / Nee-controle heeft altijd precies de opties Ja en Nee. Die namen liggen vast; je kiest alleen welke beoordeling elk antwoord krijgt. Standaard is Ja In orde en Nee een Afwijking, maar bij een vraag als “Ligt er nog afval?” zet je dat net andersom.
Een Keuzelijst heeft twee tot twaalf opties met een eigen naam. Voeg er een toe met Optie toevoegen, of verwijder er een met het vuilbakicoon.

Voor elke controle geldt:

minstens twee opties;
minstens één optie die In orde betekent;
geen twee opties met dezelfde naam.

Klopt dat niet, dan toont de dialoog wat er ontbreekt, bijvoorbeeld “Minstens één optie moet “In orde” betekenen.” Alle opties mogen wel In orde zijn: dan is de controle louter informatief.

Foto vragen

Instelling	Wanneer de teller een foto moet maken
Altijd	Bij elk antwoord, ook als het in orde is.
Bij afwijking	Bij een antwoord met beoordeling Afwijking of Beslissing supervisor.
Nooit	Nooit.

De foto is het bewijs bij een vaststelling. Kies Bij afwijking voor de meeste controles waar een boete aan kan hangen.

Wat er gebeurt met eerdere antwoorden

Je mag een controle altijd aanpassen: de vraag herschrijven, een optie hernoemen of een andere beoordeling geven. Antwoorden die al gegeven werden, veranderen daardoor niet. Elk antwoord bewaart de vraag, de optie, de beoordeling en het fotobeleid zoals de teller ze toen zag. Een goedgekeurde telsessie toont dus altijd wat er echt gevraagd en geantwoord werd.

Verwijder je een optie uit een bestaande controle, dan wordt die optie gearchiveerd, niet gewist. De locatie van een controle kan je niet wijzigen. Maak daarvoor een nieuwe controle op de andere locatie en archiveer de oude.

5. De volgorde wijzigen

De teller krijgt de controles van een locatie in de volgorde van de tabel. Zet ze in de volgorde waarin de teller ze tegenkomt bij een rondgang.

Klik op Volgorde wijzigen (kan vanaf twee actieve controles).
Verplaats controles met de pijltjes omhoog en omlaag.
Klik op Volgorde opslaan, of op Annuleren om niets te wijzigen.

6. Archiveren en herstellen

Een controle wordt nooit verwijderd, alleen gearchiveerd, net als artikelen en locaties:

Kies Archiveren in het menu van de controle. Vanaf dan wordt ze niet meer gevraagd bij een nieuwe telling.
Antwoorden die al gegeven werden, blijven zichtbaar in de telsessies waarin ze vielen.
Via de filter Gearchiveerd vind je ze terug, en met Herstellen wordt ze weer gevraagd.

Een gearchiveerd artikel

Archiveer je een artikel waaraan een controle gekoppeld is, dan blijft de controle bestaan, maar wordt ze niet meer gevraagd. Ze staat nog onder Actief, met het label Artikel gearchiveerd en de tekst “Wordt niet gevraagd tot het artikel hersteld is.” Herstel je het artikel, dan wordt de controle weer gevraagd. Heb je ze niet meer nodig, archiveer de controle dan zelf.

Een gekoppelde controle houdt het archiveren van een artikel of een locatie niet tegen.

7. Wanneer wordt een controle gevraagd?

Een controle hoort bij een locatie. Ze wordt gevraagd in elke telsessie die die locatie omvat (zie Hoe locaties telsessies bepalen), zolang de controle en de locatie niet gearchiveerd zijn. Voor een controle bij een artikel gelden extra voorwaarden:

het artikel is niet gearchiveerd;
het type van het artikel (Verbruik of Duurzaam) valt binnen het artikelbereik van de telsessie;
het artikel staat op die locatie op de tellijst, of de teller voegt het daar toe als onverwacht artikel;
het artikel is niet als Niets aanwezig geteld. Wat er niet is, kan je niet controleren.

Een controle bij de locatie zelf wordt altijd gevraagd, ongeacht het artikelbereik.

Voorbeeld: twee telsessies op dezelfde locatie Op Gelijkvloers lopen een telsessie voor Verbruik en een aparte telsessie voor Duurzaam. De controle Zijn de vuilnisbakken geleegd? hoort bij Gelijkvloers zelf en wordt dus in beide sessies gevraagd. Elk antwoord hoort bij zijn eigen sessie en wordt daar nagekeken. De controle Is de EHBO-koffer verzegeld? bij het duurzame artikel EHBO-koffer wordt alleen in de sessie voor Duurzaam gevraagd.

8. Volgende stap

Hoe de teller controles beantwoordt: Controles beantwoorden.
Hoe je ze nakijkt en een beslissing neemt: Controles nakijken.