Zalen beheren
Een zaal is een fysieke site met een eigen voorraad en telcontext: een polyvalente zaal, een sporthal, een foyer. De meeste organisaties hebben er één, maar StockPilot ondersteunt er meerdere per organisatie. Zalen beheer je onder Algemeen → Zalen.
Korte samenvatting
- Een zaal is de bovenste laag van je locatiestructuur: elke locatie hoort bij precies één zaal. Zie Locaties.
- Artikelen en verpakkingstypes zijn gedeeld over al je zalen — een zaal heeft geen eigen catalogus.
- Zalen worden nooit verwijderd, enkel gearchiveerd — omkeerbaar, en de historiek blijft intact.
- Heb je maar één zaal? Dan verandert er niets aan hoe je telt of je stock beheert — de zaal blijft dan gewoon op de achtergrond.
1. Wat is een zaal?
Section titled “1. Wat is een zaal?”Een zaal groepeert alles wat met tellen te maken heeft voor één fysieke site van je organisatie: haar locaties, haar telsessies. Werk je op meerdere sites — bijvoorbeeld een vzw met een hoofdzaal en een aparte vergaderruimte, of een verhuurbedrijf met twee panden — dan geef je elke site zijn eigen zaal in StockPilot.
2. Een zaal aanmaken
Section titled “2. Een zaal aanmaken”Klik op Nieuwe zaal en vul in:
| Veld | Verplicht | Opmerking |
|---|---|---|
| Code | Ja | 2 tot 12 tekens, wordt automatisch in hoofdletters gezet. Kan later niet meer gewijzigd worden. |
| Naam | Ja | Bijvoorbeeld “Grote zaal”. |
Codes zijn uniek per organisatie, ook ten opzichte van gearchiveerde zalen. Typ je een code die al bij een gearchiveerde zaal hoort, dan krijg je de keuze om die zaal terug te zetten in plaats van een nieuwe aan te maken — net als bij Artikelen.
3. Een zaal bewerken
Section titled “3. Een zaal bewerken”Via Bewerken kun je enkel de naam aanpassen. De code kan niet gewijzigd worden — ze is de stabiele identiteit van de zaal.
4. Een zaal archiveren en herstellen
Section titled “4. Een zaal archiveren en herstellen”Een zaal wordt nooit verwijderd, enkel gearchiveerd:
- Een gearchiveerde zaal verdwijnt uit actieve lijsten (ook uit de zaal-keuze bij het aanmaken van een locatie), maar blijft zichtbaar via het filter Gearchiveerd.
- Alle historiek (locaties, tellingen, stockbewegingen) blijft bewaard en leesbaar.
- Archiveren is op elk moment omkeerbaar via Herstellen.
Het archiveren van een zaal archiveert haar locaties niet automatisch mee — archiveer je locaties bewust apart als je een zaal volledig wilt uitfaseren.
5. Volgende stap: locaties
Section titled “5. Volgende stap: locaties”Een zaal op zich is niet telbaar — pas de locaties binnen die zaal (de bar, de kelder, een schap) bepalen waar en hoe je telt, en zij vormen samen de boomstructuur die telsessies afbakent. Ga verder naar Locaties.